Уничтожение документов с истекшими сроками хранения: как с ними поступить и порядок действий

Немаловажным моментом для компании с огромным документооборотом считается правильное её уничтожение по правилам, которым нужно следовать неукоснительно. В этой статье вы узнаете о том, каким образом происходит процесс по уничтожению документов, а также что нужно для этого оформить и зачем собирать экспертную комиссию и так далее.

Как уничтожить накопившиеся документы так, чтобы не нарушить действующее законодательство?

Жизнь каждой организации связано с большим количеством документов, которые имеют какую-либо нужную информацию. Если с физическими лицами все просто, так как вы можете выкинуть бумагу (квитанции и другие бумаги) без особых проблем, то вот компании должны выполнять такую процедуру с некоторыми особенностями. Многие люди даже не понимают, насколько много бумаг нужно уничтожить, которыми являются всевозможные приказы, распоряжения, кадровые бумаги, а также отчеты, связанные с бухгалтерией. Уничтожение документов происходит в установленные законом сроков хранения.

Как происходит процесс по уничтожению бумаг?

Для каждых документов существует один порядок по уничтожению документов, который заключается в следующем принципе:

1. Вам следует свериться с информацией о том, истекает ли срок документации, а также потеряли смысловое значение те или иные документы.
2. Экспертная комиссия (ЭК) должна провести исследование на предмет того, имеется ли смысл в хранении документов (оформляются протоколом заседания ЭК).
3. Составляется специальный акт, позволяющий уничтожить документы, которые должен быть утвержден руководителем компании.
4. Уничтоженные дела, которые были отражены в акте оформляются в отдельном документе.

Причем одним актом всю проблему решить не получиться, да и к тому же избавиться от них одному не удастся, именно поэтому роль ЭК не следует недооценивать. Например, во время экспертизы может выявиться то, что одно дело может содержать сшитые документы как с истекших сроком, так и теми срок которых еще не подошел или они являются бессрочными. Таким образом, весь комплект документов расшивается, после чего истекшие документы расформировываются. Все остальные документы, которые не подлежат уничтожению, оформляются в новые дела (если это имеет смысл).

Другим примером может оказаться то, что во время экспертизы было выявлено то, что в стопке бумаг, которые находятся в одном деле, имеются бумаги разного статуса: оригиналы, а также копии с дубликатами, имея при этом информацию, которая повторяется. Тогда, следовательно, все документы, которые не являются оригиналами, будут подлежать уничтожению. Сохранив в одном деле только оригиналы.

Каким образом составляется акт на уничтожение документов?

Перед тем, как заниматься уничтожение документов, ответственный руководитель должен составить специальную бумагу, с помощью которой на основе её вы сможете провести уничтожение документации. При этом законодательство не требует от вас писывать каждое дело, которое было признано истекшим и подлежащее уничтожению.

Заключение

В отличие от физических лиц, юридические лица, которые являются руководителями организации, должны проводить уничтожение по вышеописанному принципу, которое позволяет сделать это в соответствии с законодательством Российской Федерации.