Почему нужно утилизировать документы?

Любая организация ведет бухгалтерские, кадровые и прочие документы, которые со временем накапливаются в больших объемах. По истечении определенного срока они подлежат уничтожению.

Существует определенный порядок утилизации документов, данный процесс должен быть соответствующе юридически оформлен. 

Не зависимо от степени своей важности, документы могут использоваться против организации, если случайно окажутся не в тех руках и стать источником больших проблем для вас. Поэтому своевременное их уничтожение – это не только возможность освободить место для более актуальных дел и материалов, но и избежать нежелательной утечки информации. На предприятии не придется организовывать целый архивный отдел, утилизируя ненужные документы, вы экономите свои производственные ресурсы. 

Как выполняется уничтожение архива

Не стоит полагать, что уничтожение документов в организации — простое дело. На первый взгляд, может показаться, что ничего сложного в этой процедуре нет: нужно лишь собрать ненужные кипы бумаг и пропустить их через шредер или просто сжечь. Однако в первом случае понадобится большое количество времени, чтобы все это проделать, хотя, конечно, все зависит от объема архива. Во втором – есть вероятность проблем с пожарной службой. И, наконец, нужно знать все правовые моменты данного процесса, а именно — правильно составить акт при уничтожении документов. 

Самым надежным и простым вариантом будет обратиться в нашу компанию, одной из специализаций которой является утилизация документов в соответствии с нормами и правилами, установленными законодательством. Как профессионалы своего дела, мы можем гарантировать своим клиентам соблюдение конфиденциальности. 

Основные правила уничтожения материалов:

• Соответствующее юридическое оформление процесса утилизации (составление акта).
• Полное уничтожение документов, исключающее возможность восстановления любых данных. 
• Допускается уничтожение только тех документов, которые прошли экспертизу и действительно имеют истекший срок хранения. 

За процессом утилизации может наблюдать представитель организации, а также возможна видеосъемка процесса. 

Перед утилизацией материалов проводится экспертиза их ценности, определяются те, у которых истек срок хранения, на основании чего составляется акт о выделении дел к уничтожению. 

В обязательном порядке с заказчиком согласовываются условия вывоза документов и их дальнейшей утилизации. Далее производится отбор и сортировка материалов, а после их фактического уничтожения компания составляет и предоставляет заказчику акт утилизации архива. 

Способы утилизации 

Все дела и документы на предприятии можно разделить по степени конфиденциальности, ценности и секретности. Их хранение может осуществляться в архивах, особенно секретные дела помещаются в сейфах. Все документы имеют определенный срок хранения, и зависит он от актуальности информации. При этом носители информации бывают не только бумажные, но и электронные (дискеты, компакт-диски, флэш-накопители и т.д.).

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения может выполняться различными методами. 

1. Термический. Все материалы сжигаются, для этой цели могут применяться любые котлы. Таким способом утилизируют документ на любых носителях информации. 
2. Механический. Уничтожение документов выполняется специальными приспособлениями – шредерами. После обработки все бумаги превращаются в маленькие перемешанные между собой полоски, которые могут быть переданы на вторичную переработку. 
3. Химический. Для этой цели применяются специальные реагенты. Данный способ позволяют превращать документы в однородную бумажную пульпу. Процесс является необратимым и считается очень надежным. Однако предварительно материалы проходят обработку шредером, поэтому такой способ занимает достаточно много времени. 
4. Закапывание в землю. Достаточно простой и недорогой способ, однако предварительно стоит использовать шредер. 

Наша компания строго следует букве закона и предлагает своим клиентам достаточно низкие расценки на услуги. Стоимость утилизации документов будет зависеть от нескольких факторов, это:

• Объем работы.
• Секретность документации.
• Метод утилизации.
• Присутствие представителя заказчика во время уничтожения документов и т.д. 

Наши специалисты возьмут на себя проведение экспертизы документации, мы отлично знаем срок хранения различных видов отчетности и документации. Мы всегда четко соблюдаем сроки выполнения своих обязательств, не зависимо от объема работ. Доверяя нам, вы можете не беспокоиться о проблемах с контролирующими органами. Уничтожение документов будет юридически подтверждено соответствующими актами.