Уничтожение документов: что, как, для чего

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, является завершающим этапом архивной обработки. Перед этим проводится экспертная оценка их ценности и составляется Акт уничтожения. 

Уничтожение документации необходимо организациям любых форм собственности и специфики деятельности. В процессе работы постоянно накапливаются все новые отчетные и прочие документы, в первые годы они хранятся на предприятии, затем передаются в Архивный фонд. Однако через определенное время их все равно необходимо утилизировать. 

Деловая документация может подразделяться на несколько категорий. Существуют документы, представляющие собой разовую ценность, то есть их используют только один раз. Вторая категория – это бумаги, необходимые на протяжении длительного времени. И еще один тип документов, представляющих собой практичную или научную ценность, данная категория уничтожению не подлежит. К третьей категории можно отнести лишь 5-10% от общего объема документации, поэтому вопрос с утилизацией документов архива актуален для предприятий всегда. 

Она необходима, чтобы освободить место и обеспечить доступ к необходимым документам, которые еще сохраняют свою актуальность. Процесс уничтожения документов требует определенных навыков, поскольку не все бумаги можно отправлять в утилизацию. Стоимость данной услуги составляется также из затрат на саму утилизацию, процесс подготовки и систематизации данных и окончательное составление актов. 

Как уничтожаются документы

Существует определенный порядок уничтожения документов, которые находятся на бумажных или электронных носителях. Это касается бухгалтерской отчетности, секретных документов и т.д. 

Первый и наиболее важный этап данного процесса – это экспертиза ценности материалов. То есть сначала устанавливают, представляет ли ценность конкретный документ для предприятия или уже нет. 

Обозначена определенная номенклатура документации, в соответствии с которой устанавливается ценность различного рода дел и временные рамки их сохранения. Сроки определяются в соответствии с типовой и ведомственной документацией. И если сохранять материалы более длительное время можно, то уменьшать срок хранения запрещено. 

Если документация уже превысила временные рамки по длительности хранения и не представляет для предприятия ценности, составляется специальный акт о ее изъятии и последующей утилизации. 

Как проводится анализ дел? Просмотра заголовков не достаточно, требуется постраничный пересмотр, чтобы не допустить уничтожения значимых бумаг, которые необходимы для предприятия. 

В категорию документов, которые подлежат уничтожению, попадают все виды материалов, срок хранения которых уже истек. Тем не менее, этот процесс всегда должен происходить в правовом поле, со строгим соблюдением законодательства. 

Стоит знать, что уничтожение бухгалтерских документов, которые еще не утратили своего значения, влечет за собой взыскания в виде административных штрафов. Если речь идет о секретной документации, применяются более строгие санкции. Становится понятно, что утилизация документов – крайне ответственное дело. 

Архивные документы, подлежащие уничтожению:

• Бухгалтерская отчетность. 
• Документы отдела кадров, с предварительно проведенной экспертизой по регламентируемым срокам хранения. 
• Прочие материалы из архива: секретные и конфиденциальные материалы. 

Акт об утилизации документов

После экспертизы и непосредственно перед утилизацией документов составляется специальный акт. Именно на основании данного документа материалы и дела изымаются из архива и далее передаются в утилизацию. Для этой цели применяется промышленный шредер, после физического уничтожения бумаг в акт вносится соответствующая пометка. 

Услуги нашей компании

Наша компания готова предоставить профессиональные услуги по уничтожению документов с истекшим сроком хранения с составлением акта.

Почему стоит выбирать нашу компанию? Мы работаем в данной сфере уже не один год, для качественного выполнения своих обязательств в нашем распоряжении имеются все необходимые ресурсы:

• Опытные и ответственные сотрудники.
• Необходимое производственное оборудование.

Мы гарантируем своим клиентам полное соблюдение конфиденциальности и никогда не нарушаем сроков. Кроме того, наши специалисты всегда готовы предоставить квалифицированную консультацию по возникшим вопросам. Значительным преимуществом сотрудничества с нашей компанией будут достаточно конкурентоспособные цены. 

Мы все знаем о процессе утилизации документов, мы сэкономим ваше время и силы, взяв на себя все вопросы, связанные с анализом самых внушительных архивов и документов любого рода.